Comment se déroule une intervention ?

Ekolo[geek] > Zone bénévoles > Évènements > Comment se déroule une intervention ?

COMMENT SE DÉROULE UNE INTERVENTION ?

Avant l'évènement

Sollicitation du coordinateur / de la coordinatrice

Le coordinateur·rice sollicite les bénévoles suffisamment à l’avance pour connaître leurs envies et disponibilités. Pour cela, il/elle t'enverra un formulaire de participation via la plateforme "on s'active". Sur ce formulaire tu pourras y retrouver toutes les infos à savoir concernant l'animation (lieu, heure, durée, activités, mode(s) de déplacement, repas compris ou non, autres bénévoles participants...). Il te suffira alors de répondre "oui", "oui si nécessaire", "peut-être" ou "non". En fonction de ta réponse, le coordinateur·rice te contactera.

👉 Je veux proposer un événement, comment faire ?

Tu as entendu parler d’un événement et tu souhaites proposer à Ekolo[geek] d’y participer pour une animation ou tenir un stand ?

Voici la procédure à suivre :

S’assurer de la démarche de l’événement en question : Ekolo[geek] intervient sur des événements ayants une démarche d’éco-responsabilité ou dont la thématique est rattachée à l’éco-citoyenneté. Attention, tu ne peux pas engager la participation ou non d’Ekolo[geek] sans l’aval d’un responsable de l’association.
En informer le·la coordinateur·rice pour s’assurer que des partenariats ne sont pas déjà noués avec cet événement.
Sur la proposition du coordinateur/ de la coordinatrice, tu pourrais être amené·e à contacter l’organisation de l’événement et étudier les modalités d’intervention, ainsi que rechercher des bénévoles pour assurer notre présence.

Suivre une rapide " formation" de la part du coordinateur/ de la coordinatrice

Le coordinateur·rice est aussi animateur·rice et a l’habitude de réaliser les animations sur les événements. Lors de ta participation à un événement sur lequel Ekolo[geek] sera présent, il·elle t’apprendra les bases pour mener à bien les animations d’Ekolo[geek]. Cette formation est essentielle car d’elle, dépendra la qualité de tes animations et la pertinence et l'efficacité de la sensibilisation.

Être bénévole sur le terrain

Une fois sur le terrain, le/la bénévole doit assurer la tenue du stand sur le temps qu’il a prévu avec le coordinateur·rice pour assurer l’animation. La plupart du temps, les bénévoles interviennent sur la journée entière (ou la demi-journée), mais le temps de présence peut être divisé s’il y a suffisamment de bénévoles disponibles.

Au moins 2 membres de l’association doivent être présents en permanence pour se partager les tâches: installation-désinstallation ; pour sensibiliser simultanément les visiteurs du stand ; et pour se relayer (ex : permettre à chacun de prendre des pauses, pour profiter de l’événement).

Le/ la bénévole doit être attentif·ve aux personnes qui passent devant le stand ou qui le visite. Il·elle les renseigne sur les questions qu’elles posent et incite à participer aux animations. Il ne faut pas “tracter” les visiteur·se·s dans les allées : nous laissons venir les gens sur les stands s’ils sont sensibles à nos messages uniquement.

Nous ne cherchons pas spécifiquement à convaincre les visiteur·se·s de l’intérêt d’agir pour l’environnement, mais bien à leur proposer des solutions individuelles dès lors qu’ils·elles sont volontaires et motivé·e·s pour découvrir et développer des comportements éco-citoyens au quotidien.

Enfin, sache que selon la durée de l’événement, tu peux apporter ton propre repas. Autrement, Ekolo[geek] s’assure que les bénévoles soient nourris par l’organisation de l’événement sur leur temps de présence, ou à défaut, prend au moins financièrement en charge les repas.

Pendant l'évènement

L'installation du stand

Avant l’ouverture officielle de l’événement, les bénévoles installent le stand. En général, cela commence par :

installation des actes Ekolo[geek] plastifiés sur les côtés du stand,
installation des tables et de la banderole d’Ekolo[geek],
disposition sur les tables des nappes et des supports de sensibilisation et de communication,
installation de la ou des animations prévues, bien en évidence devant le stand, de façon à ce qu’elles soient bien visibles pour attirer les visiteur·se·s.

NB : Tout le matériel est fourni par Ekolo[geek]. Les bénévoles doivent y apporter la plus grande attention pour qu’il puisse être réemployé par les autres bénévoles terrains lors des manifestations suivantes.

Disposition de la table

la répartition des éléments sur la table doit se faire d'une manière homogène
les petits éléments tels que les cartes de visite, les stop-pub et la newsletter doivent êtres placés à l'avant de la table
les produits comme la BD et le livret des actes Ekolo[geek] doivent être placés à l'avant également pour permettre aux enfants de les atteindre
les grandes fiches des actes Ekolo[geek] doivent être placés au milieu pour harmoniser la disposition
le mieux est de commencer par mettre les plus gros éléments sur la table (affiches, newsletter, BD, etc.)
bien penser à mettre le présentoir du jeux ÉCO-CITOYEN en arrière
les pinces à linges servent à faire tenir la nappe et les éléments sur la table s'il y a du vent
ne pas mettre la patafix sur les nappes
les ficelles servent à accrocher les actes et les gros éléments plastifiés

L'animation en continu

L’animation doit se faire durant toute la durée de la présence d’Ekolo[geek] sur l’événement.

Des temps de pauses sont à prévoir avec les autres bénévoles en fonction de l’affluence et des besoins et envies de chacun·e.

IMPORTANT : Il est fondamental de compter le nombre de personnes sensibilisées sur le carnet "compteur" dédié à cela, au fur et à mesure de la journée. C'est ce qui nous permettra de faire notamment des rapports à nos partenaires.

Les 5 commandements des bénévoles terrain

Les horaires, tu respecteras ! ⏱️

Il est fondamental de respecter les horaires fixés avec le coordinateur·rice et les autres bénévoles, pour permettre une bonne gestion du stand, et de prévenir systématiquement en cas de retard. En cas d’empêchement de dernière minute, prévenir immédiatement le coordinateur·rice pour qu’il puisse tout de suite trouver un·e remplaçant·e.

Politesse et courtoisie, tu cultiveras ! 😀

La politesse est une qualité essentielle pour un·e bénévole qui entend diffuser un message que les personnes n’étaient pas forcément destinées à entendre.

Ton calme, tu garderas ! 😌

Il n’est pas anodin que certaines personnes cherchent parfois à nous déstabiliser sur nos éléments de discours, parfois de façon violente, en nous accusant de mensonge et de radicalisme. Dans cette situation, il faut garder son calme et toujours sans s’entêter. On ne pourra pas convaincre tout le monde… Des astuces et parades te seront communiquer par le coordinateur·rice, comme relativiser les propos échangés, aborder un autre sujet ou laisser le visiteur/ la visiteuse “s’essouffler” de lui-même/ d'elle-même.

Ton ignorance, tu reconnaîtras !

Lorsque vous avez un doute, il ne faut pas faire semblant de savoir, mais idéalement déléguer la réponse à un·e autre bénévole qui saurait, ou d’indiquer simplement que tu te renseignes auprès d’un·e autre bénévole présent·e afin de permettre une sensibilisation efficace.

Le matériel, tu respecteras ! 🛠️

Les supports de communication et des animations sont à la charge de l’association, il faut en prendre le plus grand soin.

Après l'évènement

A la fin de l'évènement, les bénévoles doivent démonter le stand et ranger les supports d'animation et de communication dans les rangements prévus par Ekolo[geek]. Si l'événement dure plus d'une journée (ex: un week-end), le démontage ne se fait qu'au dernier jour de l'animation. Lors de cette étape, il est important d'être le plus précautionneux possible afin que le matériel puisse être réutilisé et trouvé en bon état, à la bonne place par les bénévoles suivants. En effet, les bénévoles ne sont pas toujours les mêmes d'un évènement à l'autre ; il faut donc qu'ils puissent trouver les éléments à l'emplacement qui leur est attribué.

Le debrief

Le démontage du stand

Une fois que tout le stand est démonté et que le coordinateur/ la coordinatrice a donné l'autorisation de partir, il est temps de rentrer chez toi ! Selon où est organisé l'évènement, il se peut que tout le monde reparte en covoiturage comme à l'allée, ou chacun par ses propres moyens ! Pendant le trajet du retour (en cas de covoiturage), le/la coordinateur·rice te demandera tes premières impressions sur l'évènement/l'animation qui a eu lieu, ton ressenti, les remarques que tu pourrais avoir à faire ou qui t'ont été faites durant la journée par les personnes.

Il ne va s'agir ici que de tes retours en général puisque quelques jours après l'évènement, tu recevras un mail de la part du pôle communication dans lequel se trouve un formulaire de debrief (support: Google Form). Ce formulaire est un récapitulatif de ce qu'il s'est passé, et des questions te seront posées pour avoir précisément tes retours. Il s'agit généralement du même formulaire à chaque fois, tu verras il est tout simple à remplir !